Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Alexander Pfalz, Einzelunternehmen
Hofsatz 29, 7082 Donnerskirchen, Österreich
E-Mail: datenschutz@dexware.app

2. Überblick: zwei Rollen

InstallateurDex ist eine App für Installations-, Heizungs- und Klimabetriebe: Anlagenakte je Kunde, Einsatzprotokolle (auch per Diktat), Wartungsfristen, QR-Anlagenpass für die Kundinnen und Kunden des Betriebs und Erinnerungen.

Für die Konten der Betriebe (Inhaber und Monteure) sind wir verantwortlich — das beschreiben die Abschnitte 3 bis 10.
Für die Daten, die ein Betrieb über seine Kundinnen und Kunden erfasst (Name, Adresse, Anlagen, Fotos, Unterschriften, Anfragen), ist der Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Informationen für Kundinnen und Kunden stehen in Abschnitt 11.

3. Konto und Daten auf dem Gerät

Für die App brauchst du ein Konto (oder du trittst mit einem Einladungscode dem Betrieb deines Arbeitgebers bei). Damit du auch ohne Netz arbeiten kannst – etwa im Keller –, hält die App eine Kopie der Daten deines Betriebs auf dem Gerät und überträgt Änderungen, sobald wieder Netz da ist. Beim Abmelden wird diese Kopie gelöscht; noch nicht übertragene Änderungen bleiben auf dem Gerät, bis du dich wieder anmeldest.

4. Konto, Team und Cloud

Mit einem Konto werden die Daten deines Betriebs in der Cloud gespeichert und zwischen Geräten und Team-Mitgliedern abgeglichen. Dabei verarbeiten wir:

E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) bzw. die Kennung aus „Mit Google anmelden“ / „Mit Apple anmelden“
Betriebsangaben (Name, Kontaktdaten für den Anlagenpass, Logo, Firmenfarbe, Wartungspreise, Einstellungen)
Mitgliedschaft im Team und Rolle (Inhaber/Monteur); Einladungscodes
alle Inhalte, die ihr in der App anlegt (Kunden, Objekte, Anlagen, Einsätze, Mängel, Fotos, Unterschriften, Anfragen)
technische Daten wie Zeitpunkt des Eingangs und Gerätekennung für Mitteilungen (Push-Token)

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Hosting, Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher und Server-Funktionen: Supabase Inc.; Datenbank und Dateispeicher in der EU-Region (Frankfurt am Main). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; soweit Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Anmeldung mit Google oder Apple (optional): Wir erhalten vom jeweiligen Anbieter (Google Ireland Ltd. bzw. Apple Distribution International Ltd.) eine Kennung, deine E-Mail-Adresse (bei Apple auf Wunsch eine Weiterleitungsadresse) und ggf. deinen Namen.

5. Einsatzdokumentation: GPS-Stempel, Fotos, Unterschriften

GPS-Stempel: Beim Dokumentieren eines Einsatzes erfasst die App den Standort zu Beginn und beim Speichern (nur während der Bildschirm offen ist, keine Ortung im Hintergrund). Der Server ergänzt den Abstand zum hinterlegten Objekt-Standort.
Fotos und Unterschriften (Monteur und Kunde) werden im privaten Speicher des Betriebs abgelegt und nur über zeitlich begrenzte, signierte Links angezeigt.
Prüfcode: Jeder Einsatz erhält beim Eingang einen vom Server berechneten Prüfcode (SHA-256); gespeicherte Einsätze können nicht mehr geändert, nur mit Begründung storniert werden.

6. KI-Funktionen

Die folgenden Funktionen startest du selbst; erst dann werden Inhalte übermittelt:

Funktion	Was übermittelt wird	Dienst
Diktat → Protokoll	Die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text; danach der Text mit der Liste der Formularfelder zum Ausfüllen	Sprache → Text: Mistral AI SAS (Frankreich, EU). Text → Felder: Anthropic PBC (USA)
Typenschild-Scan	Foto des Typenschilds	Anthropic PBC (USA)
Lieferschein → Material	Foto des Lieferscheins	Anthropic PBC (USA)
„Frag InstallateurDex“ (Suche in normaler Sprache)	Nur der Text der Frage — und nur, wenn die App sie nicht selbst versteht. Kunden- und Anlagendaten verlassen das Gerät dabei nicht; gesucht wird auf dem Gerät.	Anthropic PBC (USA)
Fehlercode aus Kunden-Foto	Foto des Geräte-Displays, das eine Kundin oder ein Kunde einer Störungsmeldung beifügt (Abschnitt 11)	Anthropic PBC (USA)

Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt über unsere Server-Funktion und ausschließlich zur Erzeugung des Ergebnisses. Unser Server speichert die Sprachaufnahme nicht; ohne Netz bleibt sie bis zur Übertragung auf deinem Gerät.
Nach Auskunft der Anbieter werden über die Programmierschnittstellen übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.
Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
Für das KI-Kontingent speichern wir je Betrieb und Monat die Summe der verarbeiteten Sekunden und die Zahl der Nutzungen sowie zum Schutz vor Missbrauch den Zeitpunkt jedes Versuchs — nicht den Inhalt.
KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein. Unsichere Angaben markiert die App gelb; bitte prüfe jedes Ergebnis vor dem Speichern.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Mitteilungen aufs Handy

Für Mitteilungen (z. B. „neue Anfrage vom Anlagenpass“, „Kunde hat einen Termin gewählt“) speichern wir das Push-Token deines Geräts. Der Versand läuft über den Expo-Push-Dienst (650 Industries, Inc., USA) und die Dienste von Google (Firebase Cloud Messaging) bzw. Apple (Apple Push Notification Service). Übermittelt werden das Token und der Text der Mitteilung. Mitteilungen lassen sich in den Einstellungen der App abschalten. Fristen-Erinnerungen plant die App lokal auf dem Gerät.

8. Erinnerungs-Mails an Kundinnen und Kunden

Mit Pro kann ein Betrieb seine Kundinnen und Kunden vor einer fälligen Wartung bzw. Dichtheitskontrolle per E-Mail erinnern — nur, wenn der Betrieb im Kunden-Datensatz die Zustimmung der Kundin bzw. des Kunden eingetragen hat und die Kundin bzw. der Kunde sie zusätzlich bestätigt hat: Zuerst geht eine einzelne Bestätigungs-Mail raus (Klick auf „Ja, an Wartungen erinnern“) — ohne Bestätigung keine Erinnerungen. Wir speichern, wann und für welche Adresse bestätigt wurde, und wie oft eine Bestätigungs-Mail verschickt wurde (höchstens dreimal je Objekt). Versand über Resend, Inc. (USA, EU-Standardvertragsklauseln). Jede Mail enthält einen Abmelde-Link; nach einer Abmeldung geht an diese Adresse auch keine Bestätigungs-Mail mehr.

9. In-App-Käufe und Abonnements

Abonnements werden über Google Play bzw. den Apple App Store abgewickelt; die Stores verarbeiten Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Zur Verwaltung des Kaufstatus nutzen wir RevenueCat, Inc. (USA): übermittelt werden Kauf-/Belegdaten und eine pseudonyme Nutzerkennung (EU-Standardvertragsklauseln).

10. Geräteberechtigungen

Kamera — QR-Aufkleber scannen, Fotos von Typenschildern, Einsätzen und Mängeln
Fotos/Galerie — vorhandene Bilder oder das Firmenlogo hinzufügen
Mikrofon — nur während du einen Einsatz diktierst
Standort — GPS-Stempel beim Dokumentieren eines Einsatzes (nur im Vordergrund)
Mitteilungen — Erinnerungen und Hinweise auf neue Anfragen

Du kannst Berechtigungen jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen.

11. Für Kundinnen und Kunden der Betriebe

Verantwortlich für Ihre Daten ist der Betrieb, der Ihre Anlage betreut (Kontakt steht im Anlagenpass). Wir verarbeiten die Daten in dessen Auftrag. Anfragen zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung richten Sie am besten an den Betrieb; wir leiten Anfragen an uns weiter.

Anlagenpass (QR-Code an der Anlage): zeigt Anlage, Wartungsstand, Fristen, offene Hinweise und die Kontaktdaten des Betriebs. Der Link enthält einen zufälligen Schlüssel; Ihr Name und Ihre Adresse werden auf dem Pass nicht angezeigt.
Anfrage und Störungsmeldung: Name, Telefon und/oder E-Mail, Ihre Nachricht, Wunschtermine und optional ein Foto (z. B. vom Geräte-Display) gehen an den Betrieb. Bei einer Störungsmeldung mit Display-Foto liest eine KI (Anthropic, USA) das Foto aus, um dem Betrieb einen möglichen Fehlercode anzuzeigen. Damit der Pass nicht missbraucht wird, sind Anfragen in Zahl und Größe begrenzt; dazu speichern wir zu jeder Anfrage einen Hashwert Ihrer IP-Adresse (nicht die Adresse selbst).
Online-Terminwahl: Sie wählen einen der vorgeschlagenen Termine; der Betrieb wird benachrichtigt.
Kundenportal „Mein Zuhause“: Hat der Betrieb das Portal für Ihre E-Mail-Adresse freigegeben, bestätigen Sie den Betrieb beim ersten Mal (oder lehnen ab); wir speichern Ihre Entscheidung. Sie melden sich mit dieser Adresse und einem 6-stelligen Code an, den wir Ihnen per E-Mail senden (dafür legen wir ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse an). Sie sehen Ihre Objekte, Anlagen, Fristen, Einsätze (ohne Unterschriften und Fotos), offene Hinweise und Ihre Anfragen, können Anfragen stellen und Erinnerungs-Mails selbst ein- und ausschalten. Nach der Anmeldung speichert Ihr Browser die Sitzung, bis Sie sich abmelden (technisch notwendig). Ihr Konto löschen wir auf Anfrage an datenschutz@dexware.app.
Erinnerungs-Mails: nur mit Ihrer Zustimmung gegenüber dem Betrieb und erst, nachdem Sie sie per Link in einer Bestätigungs-Mail (oder in „Mein Zuhause“) bestätigt haben; wir speichern Zeitpunkt und Adresse der Bestätigung. Abmeldung jederzeit über den Link in der Mail.
Webseiten-Hosting: Die Seiten unter installateurdex.dexware.app liegen bei GitHub Pages (GitHub, Inc., USA). Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse) in Server-Protokollen. Die Seiten setzen keine Cookies und binden keine Tracker oder fremden Schriften ein; „Mein Zuhause“ speichert nur die Anmeldesitzung im Browser.

12. Speicherdauer

Daten im Konto speichern wir, solange das Konto bzw. der Betrieb besteht. Löscht der Inhaber das Konto, werden der Betrieb und alle zugehörigen Daten einschließlich der Fotos gelöscht (Konto löschen). An KI-Dienste übermittelte Inhalte werden dort nur zur Verarbeitung vorgehalten. Abgemeldete E-Mail-Adressen erhalten keine Erinnerungen mehr.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen. Kontakt: datenschutz@dexware.app. Beschwerden können Sie bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) einreichen.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.